Excel’den inşaat ERP’sine geçiş, bütün geçmişi taşımakla değil, tek bir aktif projeyi doğru kurmakla başlar: önce proje ve maliyet yapısı, sonra pozlar ve bütçe, sonra sözleşmeler, en son açık hakediş ve siparişler. Kapanmış dönemler çoğu zaman yalnız kümülatif toplamla alınır. Bu yazı sırayı, hangi Excel dosyasının nereye gittiğini ve ilk ayda neye dikkat edileceğini anlatıyor.
Önce Neyi Taşımayacağınıza Karar Verin
Kapanmış projeler Excel arşivinde kalabilir; ERP’ye yalnız devam eden işler girer. Devam eden işte de geçmiş dönemlerin her satırı gerekmez: önceki hakedişlerin kümülatif toplamı ve açık bakiyeler yeterlidir.
Bu karar geçişin süresini belirler. Her şeyi taşımaya çalışan geçişler aylar sürer ve ekip yeni sistemi kullanmaya başlamadan yorulur.
Geçiş Sırası
Sıra önemlidir, çünkü sonraki her kayıt bir öncekine bağlanır. Maliyet yapısı kurulmadan girilen fatura bütçeye yazılamaz.
| Adım | Excel’deki karşılığı | ERP’de nereye gider | Not |
|---|---|---|---|
| 1. Proje ve maliyet yapısı | Proje listesi, maliyet dağıtım tablosu | Proje, maliyet merkezi, iş kırılım yapısı (WBS) | Her hareket buna bağlanır |
| 2. Pozlar ve metraj | Keşif ve metraj tabloları | Poz listesi ve metraj föyü | Resmi poz numarasıyla eşleştirin |
| 3. Bütçe | Bütçe tablosu | Bütçe kalemleri | Poz ve WBS kırılımında |
| 4. Sözleşmeler | İşveren ve taşeron sözleşmeleri | Sözleşme ve sözleşme kalemleri | Kesinti kuralları burada tanımlanır |
| 5. Açık hakediş ve siparişler | Son hakediş, bekleyen siparişler | Kümülatif başlangıç değeri, açık sipariş | Önceki dönemler tek toplamla |
| 6. Ekip ve yetkiler | Yok | Kullanıcı, rol, onay zinciri | Kim neyi onaylar baştan yazılır |
Excel Dosyalarını Hazırlarken
Aktarım şablonu ne kadar iyi olursa olsun, kaynak dosya düzensizse aktarım bozulur. Dosyaları şu kurallarla temizleyin:
- Her sayfada tek başlık satırı; birleştirilmiş hücre yok.
- Poz numarası, tarif, birim ve miktar ayrı sütunlarda.
- Birimler tek yazımla: m², m³, ton, adet (aynı dosyada “m2” ve “m²” birlikte olmasın).
- Formül yerine değer: aktarımdan önce formülleri değere çevirin.
- Tarihler tek biçimde (gg.aa.yyyy).
- Ara toplam ve boş satırlar silinmiş olsun.
İlk Ay Excel ile Paralel Çalışılmalı mı?
Bir hakediş dönemi paralel çalışmak güven verir: aynı hakediş iki yerde çıkar, fark varsa nedeni bulunur. Bir dönemden uzun paralel çalışma ise çift kayıt ve tutarsızlık üretir; ikinci dönemde Excel kapatılmalıdır.
Sahayı geçişin sonuna bırakmayın. Günlük rapor ve puantaj ilk haftadan sisteme girerse imalat kaydı sahadan gelmeye başlar ve merkez ay sonunu beklemez.
Sık Yapılan Hatalar
Geçişi uzatan ya da yarıda bıraktıran hatalar çoğu zaman aynıdır:
- Bütün geçmişi satır satır taşımaya çalışmak.
- Maliyet merkezi ve iş kırılımı kurulmadan faturaya başlamak.
- Poz numaralarını eşleştirmeden metraj taşımak.
- Geçişi tek kişiye yüklemek; teknik ofis, saha ve muhasebeden birer kişi olmadan kurmak.
- Onay zincirini sonradan tanımlamak; ilk hakediş onaysız ilerler.
KonstraERP’de Geçiş Nasıl Yapılır?
Metraj, bütçe ve poz tabloları toplu aktarım şablonlarıyla içeri alınır; pozlar ÇŞB, İLBANK, DSİ ve KGM resmi kütüphanesiyle eşleştirilir. Firma kurulumu (proje, kullanıcı, iş kalemleri) 1 gün içinde yapılır ve 14 günlük pilotta kendi projenizle denersiniz; pilot için kart bilgisi gerekmez.
Hazır göç aracı ve Logo, Netsis gibi programlar için hazır konnektör yoktur: aktarım Excel şablonlarıyla, faturalar e-Fatura XML içe aktarımıyla yapılır. Muhasebe programınız resmi kayıt için kalabilir; ayrıntı muhasebe programı ile inşaat ERP karşılaştırmasında. Excel’de kalmanın riskleri için KonstraERP vs Excel.
İlgili Modül: Metraj Takibi
Mahal bazlı metraj föyü, resmi poz kütüphanesi ve toplu aktarım; miktar hakedişe doğrudan akar.
Modül Detaylarını İncele